Schoonmaakfactuur: wat staat erop en waar moet u op letten?

Na een schoonmaakbeurt hoort een duidelijke factuur. Of u nu een schoonmaakbedrijf inschakelt of zelf schoonmaakdiensten aanbiedt: een overzichtelijke schoonmaakfactuur laat zien welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, wat de kosten zijn en wanneer de betaling wordt verwacht. Hieronder leest u welke gegevens erop horen en hoe u de factuur controleert.

Wat is een schoonmaakfactuur?

Een schoonmaakfactuur is het betalingsverzoek voor geleverde schoonmaakdiensten. Denk aan periodieke schoonmaak van een woning of kantoor, een eenmalige grote schoonmaak, opleveringsschoonmaak of glasbewassing. De factuur vormt ook een belangrijk onderdeel van de administratie van de klant en het schoonmaakbedrijf.

Welke gegevens staan op een schoonmaakfactuur?

Een zakelijke factuur in Nederland bevat doorgaans de volgende gegevens:

• De naam en het adres van het schoonmaakbedrijf
• De naam en het adres van de klant
• Het btw-identificatienummer van het schoonmaakbedrijf, wanneer van toepassing
• Een uniek factuurnummer, opgenomen in een doorlopende nummering
• De factuurdatum
• De datum waarop de schoonmaakdienst is uitgevoerd, als die afwijkt van de factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden
• Het bedrag exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw
• De betalingstermijn en betaalgegevens

Een omschrijving als “schoonmaak” kan erg algemeen zijn. Vermeld liever bijvoorbeeld “wekelijkse schoonmaak kantoor, 3 uur” of “opleveringsschoonmaak woning, uitgevoerd op 12 mei”. Zo is voor beide partijen duidelijk waarvoor het bedrag wordt berekend.

Hoe wordt de prijs opgebouwd?

De kosten kunnen op verschillende manieren worden berekend. Een schoonmaakbedrijf kan werken met een uurtarief, een vaste prijs per bezoek of een afgesproken bedrag voor een specifieke opdracht. Op de factuur kan de prijs bijvoorbeeld worden uitgesplitst in arbeidsuren, materialen en eventuele aanvullende werkzaamheden.

Controleer of de factuur overeenkomt met de offerte of gemaakte afspraken. Zijn er extra werkzaamheden uitgevoerd, dan hoort duidelijk te zijn wat die waren en welke kosten daarvoor in rekening zijn gebracht.

Let op het btw-tarief

Op schoonmaakdiensten kan btw van toepassing zijn. Welk tarief geldt, hangt af van de dienst en de situatie. Laat het schoonmaakbedrijf daarom het juiste tarief toepassen en zorg dat het btw-bedrag afzonderlijk op de factuur staat. Bij twijfel kunt u de actuele informatie van de Belastingdienst raadplegen of advies vragen aan een boekhouder.

Wanneer ontvangt u de factuur?

De factuur wordt vaak na afloop van een schoonmaakbeurt verstuurd. Bij terugkerende schoonmaak kan het bedrijf maandelijks factureren. Voor zakelijke diensten gelden regels voor het moment waarop een factuur moet worden uitgereikt. Leg bij voorkeur vooraf vast hoe vaak u een factuur ontvangt en welke betalingstermijn geldt.

Een schoonmaakfactuur controleren

Neem bij ontvangst even de tijd om de factuur na te kijken. Controleer of:

• uw gegevens en de gegevens van het schoonmaakbedrijf kloppen;
• de uitgevoerde werkzaamheden en eventuele extra kosten juist zijn vermeld;
• het afgesproken tarief of vaste bedrag is toegepast;
• btw en totaalbedrag correct en duidelijk zijn weergegeven;
• het factuurnummer, de factuurdatum en de betalingstermijn vermeld zijn.

Klopt er iets niet? Neem dan zo snel mogelijk contact op met het schoonmaakbedrijf en vraag om uitleg of een aangepaste factuur. Bewaar de factuur vervolgens bij uw administratie.

Voorbeeld van een eenvoudige schoonmaakfactuur

Omschrijving: Periodieke schoonmaak van kantoor

Uitvoering: 4 uur à € 30,00

Subtotaal excl. btw: € 120,00

Btw: volgens het toepasselijke tarief

Totaal te betalen: vermeld het bedrag inclusief btw

Betalingstermijn: binnen 14 dagen

Dit is alleen een voorbeeld. De factuur moet worden aangepast aan de daadwerkelijke werkzaamheden, afspraken en toepasselijke belastingregels.

Een heldere factuur voorkomt misverstanden

Een goede schoonmaakfactuur is volledig, begrijpelijk en afgestemd op de gemaakte afspraken. Door werkzaamheden, tarieven, btw en betaaltermijn duidelijk te vermelden, weten zowel de klant als de dienstverlener waar ze aan toe zijn. Dat maakt de administratie eenvoudiger en helpt misverstanden over de kosten te voorkomen.

 

7 Essentiële Tips voor het Opstellen van een Duidelijke Schoonmaakfactuur

1. Vermeld duidelijk de schoonmaakdatum.
2. Noteer welke ruimtes zijn schoongemaakt.
3. Splits arbeidskosten en materialen uit.
4. Vermeld het btw-tarief en btw-bedrag.
5. Zet factuurnummer en factuurdatum erbij.
6. Omschrijf eventuele extra werkzaamheden apart.
7. Geef een duidelijke betalingstermijn op.

Vermeld duidelijk de schoonmaakdatum.

Vermeld op de schoonmaakfactuur duidelijk de datum waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Zo ziet de klant meteen op welke schoonmaakbeurt de kosten betrekking hebben, vooral wanneer er regelmatig wordt schoongemaakt of meerdere bezoeken tegelijk worden gefactureerd. Staat de uitvoeringsdatum op de factuur, dan is die bovendien makkelijker te controleren en terug te vinden in de administratie.

Noteer welke ruimtes zijn schoongemaakt.

Noteer op de schoonmaakfactuur welke ruimtes zijn schoongemaakt, bijvoorbeeld de keuken, badkamer, slaapkamers of kantoorruimtes. Zo is voor de klant meteen duidelijk welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en kan de factuur eenvoudig worden gecontroleerd. Een concrete omschrijving voorkomt misverstanden, vooral wanneer bepaalde ruimtes extra aandacht nodig hadden of buiten de schoonmaakbeurt vielen.

Splits arbeidskosten en materialen uit.

Splits op de schoonmaakfactuur de arbeidskosten en materiaalkosten duidelijk uit. Vermeld bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren en het afgesproken uurtarief apart van de gebruikte schoonmaakmiddelen of andere materialen. Zo ziet de klant precies hoe het totaalbedrag is opgebouwd en wordt het eenvoudiger om de factuur te controleren en te vergelijken met de gemaakte afspraken.

Vermeld het btw-tarief en btw-bedrag.

Vermeld op de schoonmaakfactuur duidelijk welk btw-tarief van toepassing is en welk bedrag aan btw wordt berekend. Zet het btw-bedrag apart van het bedrag exclusief btw en vermeld ook het totaal inclusief btw. Zo ziet de klant precies hoe de prijs is opgebouwd en blijft de factuur overzichtelijk. Controleer welk tarief voor de geleverde dienst geldt.

Zet factuurnummer en factuurdatum erbij.

Vermeld op iedere schoonmaakfactuur een uniek factuurnummer en de factuurdatum. Zo kunt u de factuur gemakkelijk terugvinden, verwerken en koppelen aan de juiste betaling. Een duidelijke, doorlopende nummering helpt bovendien om uw administratie overzichtelijk te houden en voorkomt verwarring wanneer u meerdere facturen ontvangt of verstuurt.

Omschrijf eventuele extra werkzaamheden apart.

Vermeld eventuele extra werkzaamheden altijd apart op de schoonmaakfactuur, met een korte omschrijving en de bijbehorende kosten. Denk bijvoorbeeld aan een extra grondige reiniging, het schoonmaken van ramen of een onverwachte schoonmaakbeurt. Zo ziet de klant precies waarvoor extra kosten zijn berekend en voorkomt u misverstanden over het totaalbedrag.

Geef een duidelijke betalingstermijn op.

Vermeld op uw schoonmaakfactuur duidelijk binnen welke termijn de betaling wordt verwacht, bijvoorbeeld binnen 14 dagen na de factuurdatum. Zo weet de klant precies wanneer het bedrag betaald moet zijn en voorkomt u onduidelijkheid of onnodige betalingsherinneringen. Zorg er ook voor dat de termijn aansluit bij de afspraken die u vooraf met de klant hebt gemaakt.